1. Causación de Gastos

1.1. Se radican las facturas de los diferentes gastos que la empresa requiere para su buen funcionamiento.

1.2. Se determina el tipo de persona que presta el servicio.

1.3. Una vez determinado el tipo de persona se revisa el documento con el que se exige el pago y cumplimiento del deber.

1.4. Para persona natural cuenta de cobro y Rut, se procede anexar documento equivalente de Supernova que permite que dicha cuenta tome validez ante el Ente regulador y controlador DIAN.

1.5. Persona Jurídica, emite factura, y se verifica que cumpla con todos los requisitos que la DIAN exige para que el documento se ha valido.

1.6. Se determina qué tipo de impuestos le debe aplicar a la factura o cuenta de cobro en el momento de causarla, los cuales son necesarios para determinar el pago que se debe realizar al proveedor y a la DIAN según calendario tributario para el cumplimiento de la obligación del pago.

1.7. Al momento de causar el gasto la empresa cuenta con el documento número siete (7) para las personas Jurídicas y ocho (8) para las personas naturales.

1.8. Se contabiliza en el programa Helissa, haciendo uso del PUC y del documento según clasificación, que la compañía creo para el registro de los movimientos realizados a diario.

1.9. Se guarda el documento, se imprime dos copias una para las cuentas por cobrar o para los egresos según sea el caso y la otra para la carpeta de copia de causados que se usa para hacer impuestos.

2. Elaboración cuadro de Activos.

2.1. Son considerados Activos aquellos que tienen un valor adquisitivo de 1.200.000, los cuales son contabilizados en la cuenta 15 y se clasificara de acuerdo al tipo de activo y su IVA es llevado como un mayor valor.

2.2. Para aquellos que se encuentran por debajo de este valor se clasifican activos de menor cuantía, y enviados al gasto.

2.3. El método utilizado para depreciar los activos de la empresa es el de línea recta.

2.4. Los activos son depreciados cada mes y dicho desgaste se registra en la cuenta depreciación 1592 según la clase de activo y llevado al gasto en la 5160 o 5260 según corresponda.

3. Elaboración cuadro de Amortización

3.1. Son considerados para Supernova amortización la dotación de los empleados, las pólizas de cumplimiento y los intangibles.

3.2. Cada uno de ellos es llevado al gasto 5165 o 5265 según corresponda con el crédito de la cuenta de amortización.

3.3. El registro se realiza mensual y se usa el método de línea recta.

4. Contabilización de provisiones

4.1. Cada mes se registra la provisión del ICA y del CREE después de haberse conciliado con anterioridad las ventas realizadas del mes.

4.2. La provisión del ICA se tiene en cuenta las ventas y clasificados previamente, debido a que algunos productos se clasifican en la tarifa 4,14 y 11,04 *1000. Este pago se realiza cada dos meses según calendario tributario.

4.3. Una vez clasificadas nuestros productos se deben clasificar por los centros de costo que determina la Entidad y registrado el cálculo de la provisión en las cuentas 2412 y 5215.

4.4. La provisión del CREE se realiza mensual con la tarifa 0,4 que es determinada por la actividad económica del RUT de la empresa por el valor de los ingresos recibido durante el mes.

4.5. La provisión del CREE se contabiliza a la 1355 de anticipo de CREE con la 2370, dicha obligación es cancelada en el momento de realizar el pago a la DIAN por concepto de Retención en la fuente.

5. Conciliación cuentas del informe de la Situación Financiera y de pérdida y ganancias.

5.1. Durante el mes presente se realiza la conciliación de las cuentas, las cuales son indispensables para la presentación del informe.

6. Contabilización Facturas de compras

6.1. Se recibe la factura una vez haya sido ingresa en el área de inventario.

6.2. Se verifica que la factura contenga los datos de Supernova como verificación para proceder a contabilizar y posteriormente cancelar.

6.3. La causación se registra en las cuentas indicadas por la Entidad y teniendo en cuenta el PUC, discriminando los productos exentos y gravados, del mismo modo a la cuenta del IVA con su respectivo descuento efectuado por Alpina a nuestra compañía.

6.4. Se verifica que tipo de devoluciones la empresa realiza en el momento de recibir la mercancía esto con el fin de llevar control de las Notas Crédito recibidas, para verificar que si realizan pago.

7. Contabilización de Notas Crédito Alpina

7.1. Las Notas llegan con la factura de compra y se hace una previa revisión como verificación de que corresponda a nuestra empresa.

7.2. Se contabiliza en las cuentas de inventario la cual corresponde 143503 y se discrimina por exento, gravado y descuento efectuado por Alpina por concepto de devolución. También se discrimina el IVA por devolución en compras a la cuenta a que corresponde.

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